Zaměstnávání zaměstnanců: Co vše je třeba udělat?

Mít zaměstnance vyžaduje zařizování před nástupem zaměstnance, v průběhu pracovního poměru a po ukončení pracovního poměru. Na to, co všechno je potřeba zařídit, se teď postupně podíváme.

Na komunikaci s úřady můžete použít:

   a)   Datovou schránku

  • Firmy zapsané v obchodním rejstříku ji získají automaticky
  • u OSVČ si ji mohou zřídit na Czech pointu

   b)   Elektronický podpis

Před nástupem zaměstnanců

1. Vyhledat OSSZ

Na webu ČSSZ můžete zjistit, pod které okresní pracoviště OSSZ (sociálku) patříte. Kontakty na tyto pracoviště a čísla jejich datových schránek najdete zde.

2. Přihlásit se do registru zaměstnavatelů na OSSZ.

Na základě vyplnění tohoto formuláře vám bude přidělen variabilní symbol zaměstnavatele, který budete při komunikaci se sociálkou jako zaměstnavatel vždy používat. Pokud jste OSVČ při komunikaci používáte svůj variabilní symbol (stejný jako např. při ročním přehledu za OSVČ).

Formulář najdete zde.

3. Vyplnit a odeslat na OSSZ Oznámení o nástupu do zaměstnání za každého zaměstnance.

Tento formulář lze použít také k hlášení při změně údajů zaměstnance, k opravě údajů, které byly nahlášeny chybně a také k odhlášení zaměstnance, pokud u vás přestal pracovat. Ke komunikaci s úřady doporučujeme požívat bezplatný Software602. Vždy na konci příslušného formuláře, který otevřete v tomto softwaru, je dialog pro přímé odeslání do datové schránky. A to vám může ulehčit spoustu práce.

Formulář najdete zde.

4. Přihlásit se ke zdravotní pojišťovně

a) Jako zaměstnavatel. Hlásíte se jen u pojišťoven, u kterých máte registrovaného alespoň jednoho zaměstnance.

b) Oznámit nástup zaměstnance jeho zdravotní pojišťovně.

5. Přihlásit k povinnému Zákonnému pojištění odpovědnosti zaměstnavatele.

Toto pojištění je povinné pro všechny zaměstnavatele, pokud zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance pro případ své odpovědnosti za škodu způsobenou zaměstnanci při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání.

Toto pojištění nabízí v ČR pouze Kooperativa .

6. Přihlásit se jako zaměstnavatel k platbě daně z příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků - na příslušném finančním úřadu.

Formulář pro právnické osoby pro zaměstnavatele - právnické osoby je zde.

Formulář pro zaměstnavatele - fyzické osoby (OSVČ) je zde.

Pokud budete mít i zaměstnance na dohodu o provedení práce, musíte se navíc přihlásit i jako plátci daně z příjmů vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně. Tyto přihlášky můžete také vyplnit online, uložit a poslat na FÚ datovou schránkou, formuláře k registraci najdete na daňovém portálu.

Všech těchto 6 bodů byste měli udělat do 8 dnů, kdy jste se o skutečnostech dověděli (tzn. do 8 dnů od nástupu, ukončení, zjištění změny nebo chyby). Všechny tyto povinnosti se vás týkají, pokud zaměstnáváte zaměstnance v trvalém pracovním poměru (na plný nebo zkrácený úvazek). Pokud zaměstnáváte pracovníka na dohodu o pracovní činnosti (zaměstnání malého rozsahu) nebo na dohodu o provedení práce, může se stát, že budete oznamovat nástup do zaměstnání až s měsíčním zpracováním mezd, tzn. do 20. kalendářního dne následujícího měsíce. Ukončení zaměstnání pak i z těchto dohod oznamujete však také vždy do 8 dnů.

Formuláře po dobu pracovního poměru?

1. Přehled o výši pojistného pro OSSZ.

Jde o souhrn vyměřovacích základů a pojistného u zaměstnanců bez účasti na důchodovém spoření - to je většina zaměstnanců (pojistné 6,5 % z vyměřovacích základů) a zároveň se znovu samostatně vykazuje také úhrn vyměřovacích základů všech zaměstnanců a pojistné ve výši 25 %, které je povinen platit zaměstnavatel. Datum splatnosti pojistného je do 20. dne následujícího měsíce po měsíci, za který náleží zaměstnanci mzda. Variabilním symbolem je symbol, který vám byl OSSZ přidělen jako zaměstnavateli.

Formulář a informace najdete zde.

2. Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele pro zdravotní pojišťovny

V nich vyplňujete za každý měsíc počet zaměstnanců u ZP, úhrn vyměřovacích základů zaměstnanců (součet hrubých mezd) a výši pojistného (celkem 13,5 % z vyměřovacích základů - 4,5 % zaměstnanci a 9 % zaměstnavatel). Datum splatnosti pojistného je do 20. dne následujícího měsíce po měsíci, za který náleží zaměstnanci mzda.

3. Vyúčtování daně z příjmů ze záislé činnosti a vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně

Po skončení roku musíte do dvou měsíců po uplynutí kalendářního roku (v případě elektronického podání do 20. března) podat na finanční úřad Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a také Vyúčtovaní daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně.

4. Evidenční list důchodového pojištění

Po skončení každého kalendářního roku (do 30.5.) musíte odevzdat na OSSZ Evidenční list důchodového pojištění za každého zaměstnance. Nezapomeňte, že jeden výtisk přísluší i vašemu zaměstnanci.

Formulář najdete zde.

Formuláře při skončení pracovního poměru

Při ukončení pracovního poměru byste měli do 8 dnů:

1. Oznámení o skončení zaměstnání

Znovu vyplnit a odeslat pro OSSZ Oznámení o nástupu do zaměstnání. Pouze změníte typ akce na č. 2 - Oznámení o skončení zaměstnání. Dále musíte do 30 dnů na OSSZ odevzdat Evidenční list důchodového pojištění.

2. Hromadné oznámení zaměstnavatele

Pro zdravotní pojišťovnu Hromadné oznámení zaměstnavatele. Opět použijete stejný formulář jako při přijetí zaměstnance. Pouze změníte kódy události - místo přijetí dáte kód pro ukončení.

3. Zápočtový list

Zaměstnanci musíte vydat při ukončení zaměstnání zápočtový list (potvrzení o zaměstnání), který by měl obsahovat informaci, zda se jednalo o pracovní poměr, dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti. Dále pak o době jejich trvání, druhu konaných prací, dosaženou kvalifikaci, odpracovanou dobu, informaci zda ze mzdy byly prováděny srážky, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, jaká je výše dosud provedených srážek a případně pořadí pohledávek. Na žádost zaměstnance mu ještě musíte vydat potvrzení pro úřad práce, které by mělo obsahovat mimo jiné údaje o průměrném výdělku a způsob ukončení pracovního poměru.

Dále musíte zaměstnanci vystavit ke dni ukončení Evidenční list důchodového pojištění.

Formulář najdete zde.

Přijde vám to příliš složité? Ozvěte se nám, rádi vám pomůžeme se v labyrintu formulářů neztratit.

Líbil se Vám tento článek? Budeme ráďi když ho pošlete dál.

Související služby

Daňová evidence pro OSVČ Mzdové účetnictví Účetnictví pro společnosti Vedení účetnictví

Pošlete nám zprávu

Opište prosím kód:     captcha