Datová schránka. K čemu slouží a proč se vyplatí ji mít?

Posíláte dopis finančáku. Nemáte obálku a nehodí se Vám otevírací doba pošty. Navíc si nejste jistí, že úřad listinu opravdu obdrží. Tyto problémy vyřeší datová schránka. V článku Vám vysvětlíme, co to datová schránka je a jaké jsou její výhody a nevýhody. Také se podíváme na sankce za nepoužívání datové schránky.

Co je to datová schránka
a kdo ji může nebo musí používat

Datová schránka je nástroj určený pro elektronickou komunikaci s úřady a subjekty veřejné správy (například s finanční úřadem nebo s úřadem práce) a s dalšími institucemi, občany či firmami. Zjednodušeně řečeno funguje jako e-mail. Prostřednictvím datové schránky mohou mezi sebou komunikovat právnické i fyzické osoby a musí ji používat všechny úřady.

Pro právnické osoby je používání datovky povinné a je jim zřizována automaticky po zapsání do obchodního rejstříku. Firmy přes datovku odevzdávají například přiznání k daním, hlášení nebo účetní závěrky a další dokumenty. Každá právnická osoba má nárok na jednu schránku.

Fyzické osoby, osoby samostatně výdělečně činné a právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku si o datovou schránku mohou zažádat dobrovolně. Fyzická osoba může mít schránky dvě – jednu z pozice nepodnikatele, druhou jako podnikatel. Od roku 2023 budou datové schránky povinně zřízeny všem podnikajícím fyzickým osobám. Tato novinka se týká také nepodnikajících občanů v případě, že se někam přihlásí pomocí NIA ID (tj. způsob elektronické identifikace uživatelů pro státní portály).

Datovou schránku lze založit třemi způsoby: online, osobně na kontaktních místech CzechPOINT nebo prostřednictvím pošty. Více se dozvíte v článku o tom, jak založit datovku.

Výhody datové schránky

Zřízení datovky Vám ulehčí dorozumívání s úřady, firmami a dalšími subjekty. Můžete těžit z těchto výhod:

  • Korespondenci vyřídíte kdykoli. Při zasílání dokumentů skrze datovou schránku nejste omezeni otevírací dobou úřadů nebo jiných institucí, potřebné záležitosti tak můžete vyřídit kdykoli a kdekoli. Máte jistotu, že zpráva dorazí rychle a bezpečně. To samé platí i co se týče obdržených dokumentů, během dovolené se tak nemusíte bát, že by nebylo možné Vám doručit papírový dopis.
  • Snadno prokážete doručení dokumentu. Elektronické dokumenty mají stejnou právní účinnost jako papírový dopis s kulatým razítkem. Odeslanou zprávu si můžete uložit a kdykoli prokázat, co jste úřadu nebo komukoli jinému poslali, což běžný podací lístek neumožňuje.
  • Ušetříte na poštovném. Zřízení i používání datovky je pro komunikaci s orgány veřejné moci zdarma. Poštovní datové zprávy (elektronická forma dopisů) soukromým subjektům, jako jsou například pojišťovny nebo firmy, stojí 5 Kč. Rozdíl oproti ceně doporučeného dopisu je tedy značný.

Nevýhody datové schránky

Žádný systém však není dokonalý, a to platí i pro datové schránky.

  • Za opakovanou obnovu hesla si připlatíte. Pokud zapomenete přihlašovací údaje jednou, neplatíte nic. Každá další obnova hesla je však zpoplatněna částkou 200 Kč.
  • Musíte si hlídat obsah schránky. Téměř každá písemnost, kterou obdržíte, je po 10 dnech považována za doručenou (a to i když jste se do datové schránky nepřihlásili a zprávu si nepřečetli, jde o tzv. fikci doručení). Schránku je tak nutné kontrolovat – doporučujeme si nastavit upozornění e-mailem nebo SMS.
  • Komunikace mimo státní správu není zdarma. Za příjem korespondence neplatíte, odesílat zprávy však můžete pouze za zmíněný poplatek 5 Kč.
  • Uložení dokumentů na delší dobu se prodraží. Všechny zprávy se po 90 dnech od doručení automaticky vymažou. Zprávu si můžete stáhnout a uložit v pdf, ale přijdete o časové razítko, které technicky potvrzuje příjem zprávy a podepisuje data ve zprávě. Pokud chcete mít toto potvrzení i později, můžete si zprávu zálohovat do počítače včetně obálky s elektronickým podpisem a časovým razítkem (tzv. autorizovaná konverze) nebo si zřídit službu Datový trezor – oba způsoby jsou však zpoplatněny.

Pokuty spojené s datovou schránkou

Právnické osoby, které mají datovou schránku zřízenou zákonem, musí s úřady jednat výhradně přes ni. Pokud daný subjekt odevzdá například daňové přiznání nebo přiznání k DPH v papírové podobě, může být sankcionován. Správce daně nejdříve vyzve firmu k nápravě a v případě nevyhovění může uložit pokutu ve výši až 1 000 Kč.

Povinnost vyřizovat podání touto cestou se však nevztahuje na subjekty, které si datovou schránku zřídily dobrovolně, tedy například na fyzické osoby nebo OSVČ.

Využívejte výhod datové schránky
bez starostí s jejím vedením

Máte datovou schránku, ale nestíháte dohlížet na její obsah? Využijte naši službu správy datové schránky. Vaši schránku budeme pravidelně kontrolovat a Vy máte jistotu, že Vám nic důležitého neuteče. Datovou schránku můžeme spravovat dlouhodobě, nebo pouze dočasně, například během Vaší dovolené.


Kontaktní informace

Napište nám a my se Vám
ozveme do 24 hodin.

Mohlo by Vás také zajímat