Digitalizace účetnictví – proces a výhody

Digitalizaci dat znáte asi nejvíce ve spojení s IT světem. Co ale digitalizace účetnictví – víte, co si pod tímto pojmem představit a jak zautomatizovat a zjednodušit účetní procesy? Na otázky Vám odpovíme v tomto článku. Po přečtení budete mít jasno, jak digitální a online účetnictví vypadá, a zjistíte, že je tou správnou cestou pro Vaši firmu.

Nejčastější potíže v účetnictví

Jak máte nastavené účetní procesy? My se u klientů nejvíce setkáváme s následujícími problémy:

  • Chybí podklady pro účetní a není jasné, kdo, kdy a jak předal účtenky.
  • Není určena hlavní osoba, která má na starosti sběr všech účetních dokumentů.
  • Dokumenty musí každý zaměstnanec jednotlivě předávat účetní nebo zasílat poštou.
  • Veškerá archivace dokumentů probíhá v papírové formě.
  • Dokumenty je nutné skenovat, kopírovat a zakládat do šanonů.

Je Vám tento systém povědomý? Pokud ano, měli byste vědět, že existuje řešení, které promění Vaše účetnictví v bezpapírové a usnadní jednotlivé účetní procesy. Ušetříte tak náklady a především čas.

Pojem digitalizace účetnictví

Pod digitalizací účetnictví si představte proces, kdy se nejdříve převedou veškeré účetní doklady do elektronické podoby a následně se s nimi automatizovaně pracuje: doklady se rychleji schvalují, zaúčtují a také archivují pomocí zvoleného systému. Díky digitálnímu účetnictví máte okamžitý přístup k výstupům účetnictví a lepší kontrolu nad procesem zpracování dokladů.

Digitalizace účetnictví ve 4 krocích

1. Shromáždění dat

Pokud se rozhodnete pro digitalizaci účetnictví, musíte nejprve nastavit jednoduchý a rychlý proces sběru a nahrávání dat. Jinými slovy je nutné shromáždit veškeré doklady na jednom místě. Pro tyto účely se v naprosté většině případů využívá zabezpečené cloudové úložiště, které musí splňovat všechny evropské a české normy.

Nespornou výhodou cloudového úložiště je to, že nemusíte řešit, kde se zrovna nacházíte. Doklady můžete nahrát odkudkoli, kdykoli a jakkoli. Stačí je převést do digitální podoby – vyfocením, naskenováním – a poté jednoduše nahrát přes počítač nebo zasláním e-mailu do úložiště.

Jak to vypadá v praxi

V naší kanceláři pro svého klienta zpřístupníme zabezpečenou sdílenou složku, do které nahrává digitalizované doklady k zaúčtování. Jde o faktury ve formátu PDF, elektronické bankovní výpisy a další dokumenty.

V případě, že má klient k dispozici jen papírovou verzi dokladu, stačí ji naskenovat nebo nafotit mobilem. Vyfotíte například účtenku za pohonné hmoty a během pár vteřin ji nahrajete do úložiště. Snadno se tak vyhnete zbytečné administrativě – dokument nikomu nepředáváte, nekopírujete ho ani nearchivujete.

2. Zpracování dokladů – vytěžení dat

Cloudové úložiště je nutné napojit na systém, kde dochází k automatické přípravě všech dokladů pro následné schválení a zpracování. Jinak řečeno jde o vytěžení obsahu přijatých dokladů. Tu zajišťuje umělá inteligence, která dokáže automaticky číst informace z faktur a dalších podkladů. Účetní tak nemusí ručně přepisovat informace ani zásadně manuálně upravovat vytěžená data.

Chybovost bývá minimální, čímž se ušetří ohromné množství času. Digitální doklady jsou ve formě strukturovaných dat následně uloženy k dalším úpravám.

Jak to vypadá v praxi

Na trhu existuje řada systémů pro zpracování dokladů. Za sebe doporučujeme aplikaci wflow, na kterou máme napojeno své cloudové úložiště. S wflow máme výborné zkušenosti, ověřili jsme si, že chybovost vytěžených dat bývá maximálně 2 %. Není tedy téměř třeba data manuálně editovat.

3. Schválení a zaúčtování

Uložené doklady nyní můžete jednoduše upravovat, přiřazovat jim zakázky nebo platební priority. Samotný proces schvalování má pak obvykle několik úrovní, práci lze rozdělit mezi více lidí. Ve chvíli, kdy schválíte elektronický doklad, automaticky se zaúčtuje do synchronizovaného účetního systému. V ideálním případě zaúčtování proběhne tak, že pouze potvrdíte předem připravené údaje.

Jak to vypadá v praxi

U každého dokladu přesně víme, v jaké fázi úprav nebo schvalování se právě nachází. Doklady jsou po zaúčtování zároveň uzamčeny proti neautorizovaným úpravám, máme tak jistotu, že nedojde k nežádoucím změnám.

4. Archivace

Zaúčtované doklady jsou okamžitě uloženy k dlouhodobé archivaci. Dokumenty jsou označeny kvalifikovanými časovými razítky a podpisy pro účely auditu.

Jak to vypadá v praxi

Výhodou vyhledávání v archivu je hlavně přehlednost. Jednotlivé doklady navíc doplňujeme o popisky, díky kterým lze dokumenty kdykoli dohledat během několika vteřin.

Hlavní výhody online účetnictví

Ušetřený čas spojený s ručním zadáváním dat a nižší náklady na zpracování faktur nejsou zdaleka jediné výhody. Digitalizované účetnictví Vám přináší i další benefity:

  • Dokumenty jsou přístupné pověřeným osobám kdykoli a odkudkoli. Nezáleží, zda máte interní účetní oddělení, jste účetní firma nebo účetnictví outsourcujete.
  • Bez problémů si označíte všechny informace, jako jsou údaje o zaúčtování, náklady a stav.
  • Zbavíte se papírů a snížíte nároky na skladování. Současně se snižují náklady na tisk.
  • V digitálních dokumentech vyhledáváte rychleji a snáze než v těch papírových.
  • Vaše účetní dokumenty jsou v bezpečí. Nehrozí odcizení nebo poškození třeba kvůli povodním. Data máte jednoduše uložená v cloudu. Ten je nenáročný na správu, je vhodný i pro menší firmy bez IT oddělení a zároveň je bezpečný.

S digitalizovaným účetnictvím ušetříte

Pokud se rozhodnete pro digitalizaci účetnictví, neočekávejte změnu do druhého dne. Ze zkušeností víme, že správné nastavení systémů a zavedení nových procesů zabere i několik měsíců.

Je ale jisté, že následná úspora času a nákladů za to stojí. Díky online účetnictví se eliminují chyby, které jsou dány ručním přepisováním dat. Nedochází k duplikování dokumentů, faktury se nemusí přeposílat e-mailem, vše se zpracovává na jednom místě. Výsledkem jsou zjednodušené a sjednocené účetní procesy.

Neváhejte se na nás obrátit, pokud přemýšlíte o digitalizaci firemního účetnictví. Ušetříte si tak většinu manuální práce s doklady a s tím související náklady. Zároveň budete mít přehled a kontrolu nad svým účetnictvím kdykoli a odkudkoli.


Kontaktní informace

Napište nám a my se Vám
ozveme do 24 hodin.

Mohlo by Vás také zajímat