Vše o virtuálním sídle: jak funguje, výhody, nevýhody a cena

Zvažujete, kam zapsat sídlo své nové firmy nebo živnosti? Uvést adresu podnikání v obchodním nebo živnostenském rejstříku je povinností každého podnikatele. Nemusíte ale zapisovat svůj domov ani platit drahé kanceláře. Přečtěte si, jak funguje virtuální sídlo, jaké jsou jeho výhody i nevýhody a podle čeho vybrat to správné.

Co je to virtuální sídlo a jak funguje?

Virtuální sídlo představuje adresu, kterou oficiálně uvedete jako sídlo podnikání ve veřejném rejstříku. Nejde však o místo, kde byste museli každý den pracovat nebo mít skutečnou kancelář. Virtuální sídlo totiž funguje jako kontaktní adresa Vašeho podnikání – pro úřady, obchodní partnery i případné zákazníky, kteří by jinak mohli přijít k Vám domů.

Virtuální sídlo však nesmí být jen prázdnou schránkou. Je důležité pohlídat si, že na této adrese bude bezproblémově fungovat příchozí pošta a poskytovatel sídla se Vám postará o její přebírání. O došlých zásilkách Vám pak dle smlouvy pošle e-mailové nebo SMS avízo a podle dohody Vám dopisy naskenuje nebo přepošle třeba na Vaši soukromou adresu.

Benefitem kvalitního virtuálního sídla je pak určitě zasedací místnost, která je k dispozici i pro občasná jednání s úřady nebo s klienty.

Pro koho je virtuální sídlo vhodnou volbou?

Službu virtuálních sídel využívají tisíce začínajících i zavedených podnikatelů. Nejčastěji se hodí, když:

• Začínáte podnikat a investice do fyzické kanceláře by pro Vás byla zbytečnou finanční zátěží, protože ji plně nevyužijete.
• Pracujete z domova nebo v terénu (třeba jako IT specialista, virtuální asistentka, konzultant, finanční poradce, provozovatel e-shopu, v realitách nebo jako řemeslník).
• Bydlíte v nájmu a majitel nemovitosti Vám nechce dát souhlas s umístěním sídla, který je nezbytný pro zápis adresy do rejstříku.
• Chcete chránit své soukromí a nepřejete si mít svou soukromou adresu veřejně dohledatelnou v rejstříku a na internetu.
• Potřebujete reprezentativní adresu - například virtuální sídlo v Praze nebo v Brně - pro zvýšení důvěryhodnosti u klientů a obchodních partnerů.
• Jste cizinec s trvalým pobytem v zahraničí, pro své podnikání v České republice ale potřebujete také adresu v ČR.

Jaké jsou hlavní výhody a nevýhody virtuálního sídla?

Jako u každého podnikatelského rozhodnutí je dobré zvážit všechna pro a proti, proč si pořídit virtuální sídlo. Ideálně hned na začátku podnikání, abyste později kvůli změně rozhodnutí nemuseli měnit zápis v rejstříku, webové stránky, faktury, vizitky a další místa, kam jste svou adresu uvedli.

Výhody virtuálního sídla

• Úspora nákladů: Místo desítek tisíc měsíčně za komerční nájem platíte za virtuální sídlo pouze několik stovek korun.
• Ochrana soukromí: Vaše domácí adresa zůstane skrytá před veřejností, zákazníky i kontrolními orgány.
• Profesionální image: Získáte sídlo na dobré adrese ve velkém městě, což může vypadat na fakturách i webu profesionálněji.
• Minimální starosti: Smlouvu na sídlo můžete sjednat třeba i na pět let, bez nutnosti zařizovat vybavení kanceláře a spravovat její provoz.

Nevýhody virtuálního sídla

• Nehodí se pro každodenní práci: Pokud potřebujete stálé dílny, sklady nebo fyzické kanceláře pro zaměstnance a klienty, musíte si pronajmout nebo pořídit komerční prostory.
• Pozor na rizikovou adresu: I když je adresa sama o sobě v dobré lokalitě, pohlídejte si, aby nebyla z pohledu třetích stran riziková. Třeba tím, že na ní budou sídlit firmy s velkou fluktuací a bude hrozit chaotická správa příchozí pošty.

Co musíte podle zákona splnit, aby bylo sídlo legální?

Pravidla pro sídla upravuje občanský zákoník. Aby bylo vše z právního hlediska v pořádku, musíte splnit tři základní podmínky:

Kvalitní poskytovatel virtuálního sídla Vám tyto náležitosti automaticky zajistí a dodá Vám všechny potřebné podklady pro úřady i zápis do rejstříku.

Porovnání sídel: doma, v komerčním pronájmu, virtuální sídlo

Podívejte se na přehledné srovnání tří nejčastějších možností, kde můžete mít sídlo podnikání.

Jak vybrat spolehlivého poskytovatele virtuálního sídla?

Při výběru virtuálního sídla nehledejte jen nejnižší cenu na trhu. Zaměřte se i na tyto parametry:

• Vlastnictví nemovitosti: Když má poskytovatel sídla nabízené prostory ve svém vlastnictví, nehrozí, že o sídlo ze dne na den přijdete, protože by mu vlastník budovy vypověděl nájemní smlouvu. Nemusíte tak nečekaně řešit změnu adresy a administrativu s tím spojenou.
• Kvalita poštovních služeb: Zjistěte si, jak rychle Vás poskytovatel sídla informuje o doručené poště a zda nabízí i skenování obsahu či přeposílání celé zásilky a za jakou cenu.
• Možnost využití zasedací místnosti: Zajímejte se, zda si v prostorách sídla můžete v případě potřeby pronajmout zasedací místnost na schůzku. Bude se Vám hodit při kontrole z úřadu, ale i pro případné obchodní jednání.
• Reference a historie: Vybírejte firmu s prokazatelnými zkušenostmi na trhu, ať už díky dlouhodobému poskytování virtuálních sídel, prověřeným adresám nebo i kladným recenzím dalších klientů.

Získejte reprezentativní sídlo bez zbytečných starostí

Zvažujete zřízení virtuálního sídla pro svou novou s.r.o. nebo živnost? Poskytneme Vám prověřená virtuální sídla pro firmy i sídla pro OSVČ na osmi adresách v Praze nebo v centru v Brně.

Vše vyřídíme jednoduše online. Zajistíme Vám souhlas s umístěním sídla, označíme budovu podle zákona a postaráme se o okamžité e-mailové notifikace o přijaté poště díky vlastnímu klientskému portálu.

A pokud s podnikáním teprve začínáte, rádi pro Vás kompletně vyřídíme i založení firmy online nebo založení živnosti. Stačí nám napsat přes formulář níže.