Kategorie
Co je elektronický podpis a jak ho vytvořit? Návod pro podnikatele
Elektronický podpis funguje jako digitální občanský průkaz. Dokáže ověřit Vaši totožnost, zajistit právní závaznost dokumentů a ochránit digitální dokumenty před paděláním. Pro podnikatele představuje úsporu času, snížení nákladů a možnost podepisovat smlouvy i z druhého konce světa.
Co se v článku dozvíte:
- Kdy potřebujete elektronický podpis?
- Tři úrovně elektronického podpisu
- Jak elektronický podpis získáte?
- Jak se podepisuje digitálním podpisem?
- Praktické tipy k výběru a využívání elektronického podpisu
- Nepodceňujte bezpečnostní rizika
- Výhody digitálního podpisu pro podnikatele
- Nevíte si rady v podnikání? Pomůžeme Vám!
Kdy potřebujete elektronický podpis?
Jako začínající podnikatel se nejspíš ptáte, jestli elektronický podpis vůbec potřebujete. Ve většině případů ho totiž nevyužijete hned od začátku. Pro komunikaci s úřady Vám postačí datová schránka, kterou coby podnikatel máte ze zákona povinnou a zdarma.
Elektronický podpis oceníte až při komunikaci s obchodními partnery, dodavateli a zákazníky. Hodí se také pro mezinárodní obchodování, protože datová schránka funguje jen v České republice. Některé firmy od Vás navíc mohou elektronický podpis přímo vyžadovat.
Kromě obchodních vztahů budete elektronický podpis potřebovat i pro specifické úřední úkony, které datová schránka nezvládne, například:
- podávání daňových přiznání přes EPO portál;
- přehledy o příjmech a výdajích OSVČ;
- přihlášky k nemocenskému pojištění;
- žádosti o dotace EU;
- účast ve veřejných zakázkách.
Tři úrovně elektronického podpisu
Česká legislativa rozlišuje tři typy elektronického podpisu podle úrovně jejich bezpečnosti a s tím spojené právní síly.
1/ Prostý elektronický podpis
Nejjednodušší forma elektronického podpisu nevyžaduje žádné speciální technické zabezpečení. Může jím být zaškrtnutí políčka „souhlasím“ na webové stránce, podpis prstem na tabletu nebo naskenovaný obrázek Vašeho rukopisu. Právě kvůli této jednoduchosti má však omezenou právní sílu a před soudem se jeho pravost těžko dokazuje.
Prostý elektronický podpis je vhodný pro:
- běžnou e-mailovou komunikaci;
- interní firemní dokumenty;
- neformální dohody s obchodními partnery.
2/ Zaručený elektronický podpis
Zaručený elektronický podpis je kompromisem mezi jednoduchostí a bezpečností. Vyžaduje kvalifikovaný certifikát od akreditované certifikační autority, který jednoznačně identifikuje podepisující osobu a dokáže detekovat jakékoliv změny v dokumentu po jeho podepsání.
Na rozdíl od kvalifikovaného podpisu se soukromý klíč ukládá přímo do úložiště certifikátů v počítači. Právní síla zaručeného podpisu je nižší než u kvalifikovaného, před soudem se jeho platnost musí ještě prokázat, ale pro většinu obchodních vztahů poskytuje dostatečnou důvěryhodnost.
Zaručený elektronický podpis je vhodný pro:
- smlouvy s dodavateli a zákazníky;
- obchodní korespondenci vyžadující vyšší důvěru;
- faktury pro větší klienty;
- vnitrofiremní směrnice a pokyny.
3/ Kvalifikovaný elektronický podpis
Jde o nejvyšší úroveň elektronického podpisu. Nabízí maximální zabezpečení a je právně rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Vyžaduje nejen kvalifikovaný certifikát od akreditované certifikační autority, ale také hardwarový prostředek pro ukládání soukromého klíče, jako je USB token nebo čipová karta (neukládá se tedy v počítači). Kvalifikovaný elektronický podpis také prostřednictvím unijního nařízení eIDAS platí v celé Evropské unii.
Kvalifikovaný elektronický podpis je vhodný pro:
- podávání daňových přiznání přes portál EPO;
- přehledy o příjmech a výdajích OSVČ;
- přihlášky k nemocenskému pojištění;
- komunikaci se státní správou a úřady;
- žádosti o dotace EU;
- smlouvy s vysokou finanční hodnotou;
- veřejné zakázky (obvykle však může postačovat zaručený elektronický podpis; zadavatel obvykle stanoví úroveň el. podpisu);
- mezinárodní obchodní smlouvy;
- dokumenty pro zahraniční partnery.
Jak elektronický podpis získáte?
Kvalifikované certifikáty (jejichž prostřednictvím získáte jak zaručený, tak i kvalifikovaný elektronický podpis) vydávají v České republice tři autority a je jen na Vás, kterou si vyberete:
- 1
První certifikační autorita (I.CA) – nejstarší český poskytovatel, nabízí certifikáty I.CA. Zaměřuje se na PKI bezpečnost a archivaci (PKI = Public Key Infrastructure, technologie pro správu digitálních certifikátů a klíčů, která je založena na moderních kryptografických algoritmech). První certifikační autorita (I.CA) umožňuje online žádosti s biometrickým ověřením.
- 2
PostSignum (Česká pošta) – nabízí certifikáty PostSignum. Má největší územní pokrytí díky síti CzechPoint a je zároveň nejčastěji využívanou autoritou. Měsíčně vydá více než 10 000 certifikátů a 14 milionů časových razítek.
- 3
eIdentity – nabízí certifikáty ACAeID, zaměřuje se na specializovaná řešení pro zdravotnictví a veřejnou správu, vhodná je ale i pro soukromou sféru.
Vydávané certifikáty se vzájemně výrazně neliší, při výběru se proto můžete zaměřit spíš na doprovodné služby a dostupnost. Běžní uživatelé a firmy se rozhodují obvykle mezi PostSignum a I.CA.
Standardní postup vyřízení elektronického podpisu
Zahrnuje výběr autority, vyplnění žádosti, prokázání totožnosti a instalaci certifikátu do zařízení v organizaci podle dodaného návodu. Celý proces obvykle trvá několik dní a vyžaduje osobní návštěvu pobočky nebo použití eObčanky (či jiného způsobu digitální identifikace).
Za zřízení elektronického podpisu si poskytovatelé aktuálně účtují následující částky (včetně DPH):
- První certifikační autorita (I.CA): kvalifikovaný certifikát pro ePodpis 725 Kč;
- PostSignum (Česká pošta): kvalifikovaný osobní certifikát 440 Kč;
- eIdentity: kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis 477,95 Kč.
Zjednodušený postup vyřízení (outsourcing)
Pro podnikatele, kteří chtějí ušetřit čas a vyhnout se další administrativě, existuje služba ElektronickyPodpis.cz. Specializuje se na asistované zřízení a nastavení certifikátu PostSignum přímo u klienta.
Služba pokrývá jak samotné zřízení certifikátu, tak jeho správné nastavení a základní školení ohledně použití. Tím delegujete technické záležitosti a soustředíte se na vlastní podnikání.
Jak se podepisuje digitálním podpisem?
Samotné podepsání dokumentu zvládnete během několika sekund – přesvědčte se o tom ve videonávodu.
Podpis dokumentu z návodu probíhá v PDF-XChange Editoru; nízkonákladovém software pro pokročilou práci s PDF, který zvládá i převody z jakéhokoliv formátu do PDF a naopak.
Praktické tipy k výběru a využívání elektronického podpisu
- Při výběru typu podpisu vycházejte z konkrétních potřeb. Můžete si nechat poradit – stačí kontaktovat například ElektronickyPodpis.cz, kde Vám vše vysvětlí a pomohou s výběrem.
- Pamatujte na pravidelnou obnovu certifikátu. Každý certifikát má časově omezenou platnost a systém ho neobnovuje automaticky. Nastavte si proto alespoň měsíc před vypršením platnosti podpisu připomínku, ať máte na jeho obnovu dost času. Pokud používáte PostSignum, před koncem platnosti (1 nebo 3 roky) Vám přijde e-mailová notifikace.
- Dbejte na bezpečnost elektronického podpisu. Chraňte svůj soukromý klíč, používejte vždy silná hesla do PC, pravidelně aktualizujte software a nikdy nesdílejte přístupové údaje s dalšími osobami.
- Před každým podpisem si dokumenty pečlivě přečtěte. I když dokumenty netisknete, projděte si je stejně důkladně, jako byste to dělali u papírových smluv.
Nepodceňujte bezpečnostní rizika
Elektronický podpis může zneužít útočník, který získá přístup k Vašemu certifikátu a soukromému klíči. Proto je chraňte před odcizením. Nejbezpečnější je ukládání na hardwarových nosičích, jako je USB token nebo čipová karta (místo pevného disku počítače). Hardwarové prostředky totiž vyžadují fyzické držení a ještě i dodatečné ověření pomocí hesla.
Také používejte dvoufaktorové ověření, kdykoliv je to možné. Dokumenty podepisujte jedině v důvěryhodném digitálním prostředí, které je chráněno aktualizovaným a spolehlivým antivirovým softwarem.
V případě ztráty zařízení s certifikátem nebo podezření na jeho zneužití okamžitě kontaktujte certifikační autoritu a nechte certifikát zrušit. Při rušení certifikátu se nemusíte obávat zneplatnění starších smluv a dalších dokumentů – dříve podepsané soubory zůstanou platné, ale k novému podepisování zrušený certifikát již nepůjde použít.
Pravidelně také sledujte nové hrozby v podvodech zaměřených na podnikatele. Tato oblast se velmi rozvíjí a mnoho podvodů i v důsledku použití AI vypadá velmi realisticky.
Výhody digitálního podpisu pro podnikatele
Elektronický podpis dnes už není luxus, ale praktický nástroj moderního podnikání. Správně zvolený typ podpisu Vám ušetří čas, peníze a zprostředkuje bezpečnou komunikaci s partnery i úřady.
Elektronický podpis Vám přinese především:
- úsporu času – podepisujete kdykoliv a odkudkoliv (s funkčním internetem);
- snížení nákladů – žádný tisk, skenování ani poštovné;
- právní jistotu – kvalifikovaný podpis má stejnou váhu jako ověřený vlastnoruční podpis (například z CzechPointu);
- mezinárodní platnost – kvalifikovaný elektronický podpis funguje v celé EU díky nařízení eIDAS;
- ochranu – dokument nelze pozměnit (ani padělat), aniž by to systém zaznamenal.
Nevíte si rady v podnikání? Rádi Vám pomůžeme!
Nyní víte o digitálních podpisech už vše potřebné. Pokud si chcete ušetřit starosti i s dalšími oblastmi podnikání, obraťte se na nás – pomůžeme Vám se založením společnosti, poskytnutím sídla i účetnictvím. Stačí vyplnit kontaktní formulář níže.
Napište nám a my se Vám
ozveme do 24 hodin.
Sledujte nás:
Mohlo by Vás také zajímat
Tipy a rady
6
minut
Tipy a rady
3
minuty
Tipy a rady
5
minut
Tipy a rady
4
minuty
Po založení společnosti
2
minuty
Po založení společnosti
9
minut
Založení společnosti
4
minuty
Tipy a rady
8
minut
Založení společnosti
4
minuty
Tipy a rady
6
minut
Tipy a rady
3
minuty
Tipy a rady
5
minut
Tipy a rady
4
minuty
Po založení společnosti
2
minuty
Po založení společnosti
9
minut
Založení společnosti
4
minuty
Tipy a rady
8
minut
Založení společnosti
4
minuty
