Kategorie
E-fakturace: co se mění, koho se týká a jak se na ni připravit
Elektronická fakturace je v poslední době často diskutovaným tématem. V Česku zatím plošná povinnost přechodu na e-fakturaci neplatí, Evropská unie ale připravuje změny, které se postupně promítnou i do Vašeho účetnictví. Přečtěte si, co se v příštích letech konkrétně změní, koho se nová pravidla dotknou a jak na ně včas připravit svůj byznys.
Co se v článku dozvíte:
Co je e-fakturace a proč PDF v e-mailu nestačí?
Když se řekne elektronická faktura, většina lidí si představí běžné PDF poslané e-mailem. Ačkoliv jde o elektronicky doručený dokument, nejde o e-fakturu v pravém slova smyslu.
Hlavní rozdíl je v tom, pro koho je soubor určený:
- 1
PDF faktura je pro lidi: Jde o grafický dokument navržený k běžnému čtení. Účetní program z něj však nedokáže automaticky vyčíst potřebná data, takže je musí účetní ručně přepsat nebo využít tzv. OCR software pro jejich vytěžení.
- 2
e-faktura je pro stroje: Jde o strukturovaný datový soubor (nejčastěji ve formátu XML, v ČR reprezentovaný standardem ISDOC, v Evropě pak EN 16931), který slouží k automatickému zpracování účetními systémy. Pro lidské oko představuje nečitelný kód, účetní programy mu ale dokonale rozumí.
E-fakturace v praxi znamená, že místo stahování příloh z e-mailu a opisování částek, čísel účtů nebo variabilních symbolů proběhne celý proces automaticky. Váš účetní systém e-fakturu odešle, systém odběratele ji načte, zkontroluje a předá k dalšímu zpracování. To vše šetří čas, snižuje chybovost a výrazně usnadňuje práci podnikatelům i účetním.
Pozor tedy na nejčastější nedorozumění – faktura poslaná e-mailem v PDF není e-fakturace. Ve skutečnosti jde pouze o elektronicky doručený dokument, nikoliv o strukturovanou e-fakturu, kterou účetní systémy dokážou automaticky zpracovat.
TIP: Správně nastavené účetnictví Vám usnadní nejen každodenní administrativu, ale i přechod na e-fakturaci. V článku jak vybrat účetní pro OSVČ jsme sepsali, podle čeho volit externí účetní a na co si dát pozor.
Proč EU zavádí e-fakturaci a iniciativu ViDA?
Cílem elektronické fakturace není přidat podnikatelům další administrativu, ale zjednodušit výměnu faktur, omezit ruční zpracování účetních dokladů a zefektivnit správu DPH. Současně má pomoci i v boji proti daňovým únikům.
Tyto změny jsou součástí iniciativy VAT in the Digital Age (ViDA, nebo-li DPH v digitálním věku), která modernizuje pravidla pro výběr a správu DPH v celé Evropské unii. Jedním z jejích hlavních pilířů je právě zavedení standardizované elektronické fakturace a digitálního reportingu přeshraničních obchodních transakcí, které budou povinné od 1. července 2030.
Pro podnikatele to v praxi znamená především méně ruční práce. Nejde jen o jiný formát souboru, ale o automatizaci celého procesu od vystavení faktury až po její zpracování a archivaci. Rozdíl nejlépe ukazuje následující srovnání.
| Jak funguje faktura v PDF | Jak funguje strukturovaná e-faktura | |
|---|---|---|
| Vystavení faktury | Vyplníte údaje ve fakturačním nebo účetním systému a vytvoříte PDF. | Vyplníte údaje ve fakturačním nebo účetním systému a ten na pozadí vygeneruje strukturovaný datový soubor. |
| Odeslání klientovi | Stáhnete PDF, otevřete e-mail, napíšete zprávu, přiložíte soubor a odešlete. | Váš software automaticky odešle klientovi strukturovanou e-fakturu. |
| Zpracování u klienta | Klient nebo účetní musí údaje z faktury přepsat do účetního systému. | Účetní systém fakturu automaticky načte a připraví k dalšímu zpracování. |
| Archivace | Fakturu uložíte jako PDF soubor do počítače, cloudu nebo účetního systému. | Faktura se automaticky uloží jako XML soubor a propojí s účetním systémem. |
| Chybovost | Vyšší (překlepy v číslech účtů, variabilních symbolech či částkách). | Nižší (data se přenášejí automaticky bez ručního přepisování). |
Co dalšího přinese ViDA od roku 2030?
Povinná elektronická fakturace je jen jednou z částí evropské reformy ViDA. U přeshraničních B2B transakcí v EU ji doplní digitální reporting v reálném čase, díky kterému budou finanční úřady získávat údaje z faktur okamžitě po jejich vystavení.
Současně se zpřísní pravidla pro vystavování dokladů – lhůta se zkrátí na max. 10 dnů od uskutečnění plnění a na faktuře přibudou nové povinné údaje (např. bankovní účet prodávajícího).
TIP: V Česku zatím plošná povinnost používat e-faktury mezi podnikateli neplatí. Přesto se vyplatí začít s přípravou už dnes, zejména pokud obchodujete se zahraničními partnery nebo chcete mít účetní administrativu co nejvíce automatizovanou.
Jak se připravit na e-fakturaci (checklist pro OSVČ a s. r. o.)
Těchto několik jednoduchých kroků Vám může v budoucnu ušetřit spoustu času i zbytečných starostí při přechodu na e-fakturaci:
- Ověřte, jaké možnosti nabízí Váš fakturační software: Moderní fakturační a účetní programy průběžně reagují na legislativní změny a řada z nich už dnes podporuje strukturované e-faktury nebo jejich podporu připravuje. Vyplatí se proto zjistit, jestli Váš software umí pracovat s formátem ISDOC nebo zda jeho výrobce plánuje potřebné funkce doplnit.
- Zamyslete se, komu fakturujete: Pokud obchodujete převážně s českými zákazníky, změny se Vás pravděpodobně bezprostředně nedotknou. Jiná situace ale může nastat, pokud fakturujete firmám v zahraničí nebo spolupracujete s veřejným sektorem, kde mohou úřady nové požadavky zavést dříve.
- Omezte zbytečné ruční přepisování: Čím více administrativních kroků dnes zvládne Váš software automaticky, tím jednodušší bude přechod na e-fakturaci. Vyplatí se proto využívat propojení mezi fakturačním a účetním systémem nebo další funkce, které omezují ruční práci (třeba automatické odesílání faktury po jejím vytvoření).
- Sledujte změny legislativy: Přechod na e-fakturaci bude postupný a konkrétní pravidla se mohou dále upřesňovat. Vyplatí se proto sledovat novinky, zejména pokud obchodujete se zahraničními partnery.
TIP: Pokud vybíráte nový fakturační software, nezajímejte se jen o cenu nebo počet funkcí. Důležité je také to, jak často výrobce systém aktualizuje a jak rychle reaguje na změny české i evropské legislativy.
Pomůžeme Vám s administrativou kolem podnikání
Ať už se legislativa mění jakkoliv, úspěšné podnikání stojí na správně nastavených základech a minimu zbytečné administrativy. Zajistíme založení živnosti nebo s. r. o., virtuální sídlo pro OSVČ a firmy i vedení účetnictví, abyste měli potřebné formality pod kontrolou a více času na samotné podnikání. Stačí se nám ozvat přes kontaktní formulář níže.
Napište nám a my se Vám
ozveme do 24 hodin.
Sledujte nás:
Kategorie
- Všechny články
- Novinky 61
- Tipy a rady 185
- Účetnictví a daně 104
- Založení společnosti 63
- Ready-made společnosti 6
- Virtuální sídlo 19
- Společnost s ručením omezeným 82
- Akciová společnost 59
- Odštěpný závod 3
- Živnostenské podnikání 66
Doporučujeme
Vedení účetnictví
Zbavte se papírování a ušetřete čas i …
Zbavte se papírování a ušetřete čas i peníze díky outsourcingu účetnictví. Náš zkušený účetní tým za Vás…
Zjistit více
Power BI finanční reporty
Sledujte výsledky i cash flow své firmy…
Sledujte výsledky i cash flow své firmy kdykoliv z mobilu či PC. Našim účetním klientům poskytujeme…
Zjistit více
Mohlo by Vás také zajímat
Tipy a rady
5
minut
Tipy a rady
5
minut
Účetnictví a daně
5
minut
Založení společnosti
4
minuty
Tipy a rady
5
minut
Tipy a rady
3
minuty
Tipy a rady
6
minut
Tipy a rady
5
minut
Tipy a rady
7
minut
Tipy a rady
5
minut
Tipy a rady
5
minut
Účetnictví a daně
5
minut
Založení společnosti
4
minuty
Tipy a rady
5
minut
Tipy a rady
3
minuty
Tipy a rady
6
minut
Tipy a rady
5
minut
Tipy a rady
7
minut
