Jak spravovat telefonní hovory, když začínáte podnikat
Začátky podnikání bývají hektické. Řešíte zakázky, administrativu i získávání nových klientů a do toho neustále zvoní telefon. Chcete být zákazníkům k dispozici, zároveň ale potřebujete čas na samotnou práci. Existuje přitom několik způsobů, jak telefonní hovory zvládnout efektivně, profesionálně a bez zbytečných nákladů.
Co se v článku dozvíte:
Osobní číslo nebo firemní linka?
Když zakládáte živnost nebo s. r. o., jedním z prvních kroků bývá vyplnění kontaktních údajů pro úřady, rejstříky a webové stránky. Uvést všude své osobní mobilní číslo se sice zdá jako nejjednodušší řešení, ale zveřejnění vlastní linky s sebou přináší několik nevýhod:
- Budete přijímat pracovní hovory večer, o víkendech nebo během dovolené.
- Ztratíte přehled o tom, jestli Vám volá kamarád, rodina nebo zákazník.
- Vaše číslo se může dostat do databází obchodníků a call center.
Když začínáte podnikat, může se vyplatit pořídit si samostatnou firemní linku. Zachováte si soukromí, získáte lepší přehled o pracovních hovorech a podle potřeby můžete využít přesměrování nebo profesionální správu hovorů, aniž byste u sebe museli nosit dva telefony.
TIP: Telefonní číslo není jediný údaj, který se při podnikání zveřejňuje. Pokud nechcete, aby se ve veřejných rejstřících objevila také adresa Vašeho bydliště, může být vhodným řešením virtuální sídlo.
Jak efektivně řešit hovory bez vlastního call centra?
Začínající firma si často nemůže dovolit provoz klasické kanceláře a přijetí zaměstnance, který bude sedět na recepci a čekat, až zazvoní telefon. V zásadě tak máte tři možnosti, jak se s náporem telefonátů vypořádat:
- 1
Vyhrazený čas na hovory: Pokud Vám telefon zvoní příliš často, můžete na webu uvést hodiny, kdy jste zákazníkům k dispozici. Mimo tuto dobu mohou návštěvníci využít kontaktní formulář nebo e-mail.
- 2
Hlasová schránka s jasným vzkazem: Mimo pracovní dobu může volající zanechat vzkaz a Vy se ozvete zpět v předem slíbeném termínu.
- 3
Externí správa telefonních hovorů: Operátor, virtuální asistentka nebo voicebot přijímá hovory Vaším jménem, odpovídá na běžné dotazy a důležité hovory podle domluvených pravidel přepojí přímo na Vás.
Srovnání způsobů správy hovorů
| Způsob správy hovorů | Hlavní výhoda | Finanční náročnost | Pro koho se hodí |
|---|---|---|---|
| Vlastní telefon | Nulové dodatečné náklady | Nízká (pouze vhodný tarif) | Úplní začátečníci s jednotkami hovorů týdně |
| Přesměrování linky | Oddělení pracovních a soukromých hovorů | Nízká až střední (poplatek za virtuální číslo, přesměrování nebo firemní tarif) | Podnikatelé, kteří chtějí chránit své soukromí |
| Externí operátor / virtuální asistentka | Klid na práci a méně vyrušování | Střední (měsíční paušál nebo hodinová sazba) | Rostoucí firmy, OSVČ v terénu, vytížení specialisté |
TIP: Správa telefonních hovorů se dobře doplňuje se službami, jako je zpracování pošty nebo správa datové schránky. Administrativní agenda tak zůstává pod kontrolou i ve chvíli, kdy jste na schůzce, u klienta nebo na dovolené.
Soustřeďte se na podnikání, ne na administrativu
Dobře nastavená komunikace patří mezi oblasti, které se vyplatí vyřešit hned na začátku podnikání. Ušetří Vám spoustu nervů, času i zbytečných změn a komplikací.
Ať už se rozhodnete spravovat hovory sami, nebo využijete externí podporu, vyplatí se mít administrativu správně nastavenou už od začátku. Pomůžeme Vám se založením živnosti nebo s. r. o. a zajistíme virtuální sídlo i další administrativní služby, díky kterým se můžete soustředit na rozvoj podnikání. Stačí nás kontaktovat pomocí formuláře níže.
Napište nám a my se Vám
ozveme do 24 hodin.
Sledujte nás:
KLIENTI MLUVÍ ZA NÁS
A MY JIM ZA TO DĚKUJEME
Čísla, která se mění správným směrem
Novinky z našeho blogu
Tipy a rady
5
minut
Tipy a rady
4
minuty
Tipy a rady
5
minut
Založení společnosti
3
minuty
Tipy a rady
3
minuty
Založení společnosti
5
minut
Tipy a rady
6
minut
Tipy a rady
9
minut
Tipy a rady
7
minut
Tipy a rady
5
minut
Tipy a rady
4
minuty
Tipy a rady
5
minut
Založení společnosti
3
minuty
Tipy a rady
3
minuty
Založení společnosti
5
minut
Tipy a rady
6
minut
Tipy a rady
9
minut
Tipy a rady
7
minut
