Komunikace přes datovou schránku má od roku 2022 nová pravidla

Rok 2022 přinesl zásadní změny v užívání datových schránek. Od 1. ledna nabyla účinnosti novela, která všem uživatelům datovek automaticky nastaví příjem tzv. poštovních datových zpráv (PDZ). Pojďme si detailně vysvětlit, o jakou změnu vlastně jde, na co byste si měli dát pozor a jaké výhody z ní pro Vás plynou.

V jiném článku jsme si už podrobně vysvětlili, k čemu slouží datová schránka a jaké jsou její přednosti. Nyní se zaměříme na novelu zákona č. 300/2008 Sb., která zavádí institut tzv. fikce doručení rovněž do soukromoprávní komunikace prováděné prostřednictvím datové schránky.

Koho se změna u datových schránek týká?

Novela se vztahuje na všechny majitele datových schránek – tedy na právnické, podnikající i „soukromé“ fyzické osoby. V současné chvíli stále platí, že datovou schránku musí mít zřízeny všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci a všechny orgány veřejné moci. Ostatním právnickým osobám nezapsaným v obchodním rejstříku, osobám samostatně výdělečně činným a fyzickým osobám jsou datové schránky zřizovány pouze na vlastní žádost.

Jak to fungovalo dříve?

Jestli patříte mezi majitele datové schránky, budete nejspíš znát tzv. fikci doručení. Tento pojem znamená, že písemnost se považuje za doručenou 10. dnem ode dne, kdy se objevila v datové schránce, bez ohledu na to, jestli jste se do své datové schránky přihlásili nebo ne.

Takový způsob doručování však platil jen pro zprávy, které zasílají orgány veřejné moci (např. soudy, finanční úřad atd.). Příjem dokumentů zasílaných pro „soukromé účely“, jste si mohli do konce roku 2021 v nastavení zakázat, případně se na ně žádná fikce doručení neuplatňovala.

Co platí nyní?

Soukromé datové zprávy a doručení fikcí

Od 1. 1. 2022 však prostřednictvím datové schránky musíte povinně přijímat také soukromé datové zprávy. Dokumenty do Vaší datové schránky tak může zasílat naprosto kdokoli. Změny nastavení Vaší datové schránky proběhly automaticky bez nutnosti Vašeho zásahu nebo souhlasu.

Navíc nově platí stejné pravidlo jako při komunikaci s orgány veřejné moci, tedy fikce doručení. To znamená, že zpráva je považována za doručenou 10. dnem ode dne dodání do datové schránky, i když jste se do datové schránky nepřihlásili a zprávu si nepřečetli.

Fikce doručení neplatí pouze v případě, že ji vylučuje jiný právní předpis – některé dokumenty, o nichž to stanoví zákon, totiž fikcí doručeny být nemohou (jde zejména o citelné zásahy do práv osob, např. doručení platebního rozkazu, usnesení o zahájení trestního stíhání, obžaloba, návrh na potrestání). Pokud se osoba do datové schránky nepřihlásí, nejsou tyto dokumenty doručeny ani fikcí.

Praktické důsledky aneb na co si dát pozor

Ve chvíli, kdy se přihlásíte do datové schránky, je každý dokument považován za doručený, včetně dokumentu od soukromého subjektu. Příkladem může být předžalobní výzva nebo faktura od Vašeho dodavatele. Pokud si však schránku nezkontrolujete, platí fikce doručení s 10denní lhůtou.

Je tedy opravdu důležité dbát na kontrolu datové schránky, abyste nepromeškali některé zásadní termíny. V nejhorším případě může dojít ke smazání zprávy. To nastane automaticky po uplynutí 90 dní, pokud jste si neaktivovali tzv. datový trezor, a zprávy se tedy v datové schránce nearchivují.

Rychlejší komunikace a ušetřené náklady

Z této změny pro Vás vyplývá mnoho výhod. Nově můžete zasílat datové zprávy všem uživatelům včetně těch, kteří měli do konce loňského roku příjem soukromých zpráv zakázaný. Celkově by se tedy měla zlepšit dosažitelnost Vašich adresátů.

Určitě také oceníte fakt, že se tímto způsobem dají značně ušetřit náklady spojené s posíláním dokumentů prostřednictvím České pošty. Tisk dokumentů, nákup obálek a platby za poštovné tak můžete snížit na nejnutnější minimum. Odeslání poštovní datové zprávy stojí 5 Kč, zatímco u běžného doporučeného psaní se nedostanete pod 50 Kč.

Plán na rok 2023

Chystanou změnou na rok 2023 je automatické zřízení datové schránky pro podnikající fyzické osoby ihned po zápisu do příslušné evidence nebo rejstříku. Změna se bude týkat i nepodnikajících fyzických osob, pokud použijí elektronickou identifikaci k přihlášení do Národního bodu pro identifikaci a autentizaci (NIA).

Doporučení na závěr

Pokud jste právnická nebo podnikající fyzická osoba a datovku běžně používáte, určitě dobře znáte možnosti jejího nastavení. I tak bychom rádi zdůraznili, že si můžete nastavit zasílání upozornění na příchozí zprávy.

V záložce „Nastavení“, v sekci „Notifikace“ Vám doporučujeme vybrat upozornění prostřednictvím e-mailu nebo SMS. Budete tak mít jistotu, že Vám žádná zpráva neunikne. Zasílání notifikací e-mailem je bezplatné, zatímco za SMS s upozorněním Vám mobilní operátor naúčtuje 3 Kč.

Jestliže nemáte čas na pravidelnou kontrolu datové schránky, využijte naši službu správy datové schránky. Nezáleží na tom, zda službu potřebujete dlouhodobě nebo třeba jen během zahraničního pobytu. Vaši datovou schránku pravidelně zkontrolujeme a o všem důležitém Vám dáme vědět.